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“互联网+”环境下的海外项目采购
2018-08-06 中基建设工程网


“互联网+”环境下的海外项目采购
 
 
    对于海外项目总承包企业的采购而言,海外基础设施建设项目因地处海外,在采购上面临着采购资源的选取、采购地选择、符合当地采购制度等基本特点。采购地包括中国内地采购、境外或第三国采购、项目所在国属地资源采购,采购主体分为集中采购和分包采购共存,采购团队是总部常设机构采购业务人员和项目临时聘用采购人员组建,采购效益是总承包企业与分包企业共享。
 
海外基建项目采购特点难点
 
    现阶段中国海外工程项目采购管理已经开始向信息化采购迈进,目前仍存在着采购策划缺乏完善性和专业性、采购计划提交不及时、供应商资源管理不全面、采购过程监控管理待完善、信息共享机制不系统等难点。
 
    一、采购策划缺乏专业性
    中国公司承接的海外项目地处南亚、东南亚、中东、南美、非洲等区域,中标后的设计单位和施工单位一般都为中国公司。对于投资项目、EPC项目而言,在标前大多数没有完整的地勘资料,施工组织设计是在中标之后根据地勘情况确定,在施工组织设计确认后,结合当地的人力、物资、设备等资源来确定国内或第三国资源调遣。因此,采购策划需要有系统性的分析和快速反应,这在一定程度上造成了采购策划的不完善性。采购策划是指导整个项目采购的指导性文件,因为项目采购专员不明确和不专业等原因,会导致采购策划的不专业性。
 
    二、采购计划提交不及时
    采购计划是项目采购策划下的重要采购需求依据,包括年度计划、季度计划、月度计划,采购人员将按照计划制定采购相关的资源选择和招标安排。对于一些三边项目而言(边设计、边组织、边施工),提交采购计划是一件极为困难的事情,但是作为采购依据也是要做基本的资源判断,施工组织方案的变化会对整个采购资源造成量上的变化,因此要求采购计划尽快及时提交,采购执行要快速响应采购计划的变化方案。
 
    三、供应商资源管理不全面
    海外项目的特点是供应商资源限制,受到价格、时间和进出口制度等因素限制,因此在供应商的筛选过程中,需要结合境外市场条件、中国市场条件和第三国市场条件,以及产品规格等综合考虑确定供应商选择范围,并对性价比做充分前期调研分析。
 
    四、采购审批流程不完善
    每家公司都有采购审批权限,授权人的授权范围不同,因此针对不同项目的采购流程有长有短,且不易查看过程状态。
 
    五、信息共享未形成系统机制
    基础设施行业范围内的采购较为繁杂,涉及物资和设备的种类极多,包括工程施工设备和车辆、机电设备、生活物资、办公物资、施工材料和临时建设物资等,供应商的质量等级也各不相同,针对各个区域各个国家的定位和服务也有差异。这在整个集团公司总部未形成上传下达、互通共融的一张关系网,导致供应商资源、公司资源状态不能实现实时共享,在一定程度上影响企业成本测算和成本管理。
 
信息化为海外项目采购带来福音
 
    科技信息化在海外项目采购中发挥着桥梁枢纽的作用,它将海外项目各个散点编织成网络,将总部与分支机构、将分支机构之间紧密联系,所有工作流程跨越着时空进行紧凑衔接。时差在信息化系统中,是“秒批”,甚至是“超光速”运行,地理位置的差别、时差的影响在信息化时代有着不同的意义,提交文件和审批文件不受时间和空间的限制。
 
    供应商在网络中可以为公司所有员工使用,不再是个人资源,采购人员不再是单独作战,系统可以为采购人员提供大量资源信息和数据分析。
 
    一、信息化将线性审批流程变为“一点多面”的审批流
    信息化在采购流程中主要体现在审批流程和招标流程中。包括将原有的“线性审批流程”转化为“一点多面”的审批流程,举例来说,一个采购计划的会审需要会审工程部、技术部、物资设备部、商法部和财务部等五个部门,在信息化到来之前是五个部门依次进行会审,在信息化时代是一次会审五个部门,加快了审批效率;对于超出一定金额的审批权转送给公司领导审批时也可以跨越时间和空间的限制,上级领导可以随时审批,公司业务主管领导可以随时审批任何国别区域的申请文件,对于海外项目来说,时差和距离已经不是审批速度的障碍,而是速度提升。
 
    二、采购审批流程贯通境内外和上下级,过程可追踪
    采购审批包括采购策划审批、采购计划审批、供应商名单审批、豁免审批、定标审批和合同审批。通过信息化方式可以将表头和关键要素保持一致性,减少采购人员重复性工作,可以确保申请人、审核人、监管人员随时可查阅相关过程和记录。
 
    三、集中采购效益提升
    采购信息系统有助于采购集中采购效益提升,效益主要包括三个方面:第一是针对集采目录内的供应商集中管理,通过黑名单制度,有助于提高采购量和售后品质;第二是有助于增强核心采购团队采购管控能力、采购谈判能力、采购议价能力、投标项目询价能力;第三是有利于项目成本核算;第四是时间效益,供应商资源可以实时同步,招标时间可以节省。
 
    四、借助信息化搭建全球采购体系
    随着信息化的普及,流程的便利性和系统的可视性便于驻外项目使用,有助于贯彻公司采购制度,形成总部、区域公司和项目部的三级管理体制,形成全球资源在系统便利查找。
 
结束语
 
    每个行业都在因科技信息化而发生改变,基础设施行业作为传统企业也可以运用科技信息化手段进行变革,为企业创造增量价值。如上面分析可见,这些增量体现在:资源共享、体系建设、工作标准、有据可查、降本增效、多维空间采购等,同时为企业的进出口数据统计做出重要贡献。(李佳  作者单位:中国港湾工程有限责任公司)
 

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